Intelligent receptionist som aldrig sover.
Låt AI ta hand om era samtal med naturlig svensk röst, även utanför kontorstid. Vad ni sparar beror på dagens bemanning och samtalsvolym – vi räknar på det tillsammans.
- Svarar dygnet runt
- Bokar möten i kalendern
- Kopplar till HubSpot och Salesforce
Vad är en AI-receptionist?
En AI-receptionist är en röstassistent som svarar i företagets telefon dygnet runt på naturlig svenska. Den hälsar uppringaren välkommen, svarar på vanliga frågor, tar meddelanden, bokar möten och kopplar vidare till rätt person. Samtalen loggas så att inget ärende faller mellan stolarna.
Hur fungerar AI-receptionisten i praktiken?
Vi tränar assistenten på företagets tjänster, tonalitet och vanliga frågor och kopplar den till er växel. Den kan integreras med kalender och CRM som HubSpot eller Salesforce för bokningar och lead-registrering. Samtal som kräver en människa kopplas vidare enligt de regler ni bestämmer.
AI-receptionisten kopplas till er befintliga företagstelefoni och fungerar tillsammans med en molnväxel. Vill ni även fånga frågor som kommer in via webben kan den kombineras med en AI-chatbot.
Så fungerar ett samtal med AI-receptionisten
Ett samtal följer ett fast mönster, men den som ringer märker inget av det. Hen pratar fritt på svenska och slipper knappval och menyer. Så här ser ett typiskt samtal ut:
- Svar. Receptionisten svarar direkt, presenterar företaget med det namn ni valt och frågar vad samtalet gäller.
- Identifiering av ärende. Utifrån det som sägs avgör den om det gäller en bokning, en fråga, en felanmälan, en faktura eller en viss kollega. Saknas uppgifter ställer den följdfrågor, som en van receptionist gör.
- Bokning, koppling eller meddelande. Den bokar tid direkt i er kalender, kopplar samtalet till rätt person om hen är tillgänglig, eller tar emot ett meddelande när ingen kan svara.
- Sammanfattning till rätt person. När samtalet är slut får mottagaren en kort sammanfattning med namn, nummer och ärende. Ingen behöver ringa upp och fråga om samma sak en gång till.
I praktiken betyder det att ingen som ringer hamnar i kö eller i ett tomt röstmeddelande, och att era medarbetare kan arbeta ostört utan att tappa något.
Vad den klarar och när den lämnar över
AI-receptionisten klarar de samtal som följer ett återkommande mönster. Det är där den gör störst nytta, eftersom de flesta som ringer vill ha samma sak som tidigare uppringare. Den hanterar till exempel:
- frågor om öppettider, adress och vilka tjänster ni erbjuder
- bokning, ombokning och avbokning av tider
- felanmälningar och ärenden där ni vill ha vissa uppgifter inskrivna
- vidarekoppling till rätt person eller avdelning
Den lämnar över när samtalet kräver omdöme: en upprörd kund, en krånglig offertfråga eller ett ärende som inte passar något av era flöden. Då kopplas samtalet till en person, eller så läggs ett prioriterat meddelande. Ni bestämmer själva var gränsen går och kan flytta den när ni sett hur samtalen faktiskt ser ut. Mer om hur röstagenter fungerar i företagstelefonin finns i artikeln om AI-röstagenter i telefonin.
Så går införandet till
Införandet är ett litet projekt, inte en stor systemändring. Era medarbetare behöver inte lära sig något nytt, eftersom det är samma telefonnummer som förut. Stegen är:
- Nummer. Ni väljer vilket eller vilka nummer som ska besvaras, till exempel huvudnumret eller ett journummer.
- Växelkoppling. Receptionisten kopplas in mot er telefonväxel så att samtal kan tas emot, överlämnas och kopplas vidare. Techgruppen sköter den delen om ni redan har oss som telefonileverantör.
- Röst och manus. Ni väljer röst och tonläge och beskriver hur företaget ska presenteras, vilka frågor som ska besvaras och vem som tar vad.
- Test. Ni ringer själva och låter några kollegor göra detsamma. Manus och gränser justeras tills samtalen låter som ni vill.
- Drift. Receptionisten börjar svara på riktiga samtal, och ni följer upp sammanfattningarna de första veckorna.
Behöver telefoni och övriga system ses över först kan ni börja med en kartläggning med våra AI-konsulter.
Testa er egen AI-receptionist
Ange ert domännamn så bygger vi en skräddarsydd AI-receptionist som ni kan prata med live. Helt gratis att testa.
Genom att testa demo accepterar du vår integritetspolicy.
Exempel på samtalPågårHej och välkommen! Du har kommit till Företaget. Vad kan jag hjälpa dig med?
Jag vill boka ett möte med någon på kundtjänst.
Absolut. Jag ser lediga tider i morgon klockan 10 och 14. Vilken passar bäst?
Klockan 10 blir bra.
Då är det bokat. Du får en bekräftelse via sms. Något mer jag kan hjälpa till med?
Funktioner
Allt du behöver för professionell telefonhantering
Naturlig Röstinteraktion
AI som talar naturlig svenska och förstår dialekter och nyanser
- Svensk röst
- Naturligt samtal
- Dialektförståelse
Tillgänglighet utanför kontorstid
Aldrig mer missade samtal - alltid redo att hjälpa era kunder
- Dygnet runt
- Helger & högtider
- Ingen väntetid
Mötesbokning
Automatisk kalenderhantering och mötesschemaläggning
- Kalendersynkronisering
- Bekräftelseutskick
- Omkörningshantering
CRM-integration
Sömlös integration med era befintliga system
- HubSpot
- Salesforce
- Custom API
Fördelar med AI Receptionist
Så här avlastar AI-receptionisten en svensk verksamhet i vardagen
Lägre bemanningsbehov
Rutinsamtal hanteras automatiskt, så att medarbetarna får tid för det som kräver en människa.
Aldrig Stängt
Tillgänglig dygnet runt, året om
GDPR-säker
All data lagras i Sverige
Stegvis införande
Tidplanen sätter vi efter genomgången av er växel, era flöden och önskade integrationer.
Ett grundpaket, anpassat efter er
Installation, träning på era tjänster och support ingår. Vi går igenom er växel, era flöden och önskade integrationer och lämnar ett förslag.
Från 4 500 kr per månad
Vanliga frågor
Svar på de vanligaste frågorna från våra kunder
Vad kan AI-receptionisten hantera?
AI-receptionisten kan hantera inkommande samtal, booka möten, svara på vanliga frågor, dirigera samtalet till rätt person, hantera besöksregistrering och mycket mer - allt med naturlig svensk röst.
Fungerar AI-receptionisten även utanför kontorstid?
Ja, AI-receptionisten svarar även utanför kontorstid. Kunder kan få hjälp, boka möten och få svar på frågor även kvällar, helger och semestrar.
Kan AI-receptionisten integreras med våra system?
Absolut! Vi integrerar med er befintliga telefonväxel, kalendersystem, CRM och andra verktyg för smidig dataflöde och funktionalitet.
Vad kostar AI Receptionist för svenska företag?
Grundpaketet startar från 4 500 SEK/månad. Vad det innebär jämfört med er nuvarande lösning beror på bemanning och samtalsvolym – det räknar vi på i den kostnadsfria genomgången. Inkluderar installation, träning och support.
Hur lång tid tar det att komma igång med AI Receptionist?
Tidplanen sätter vi efter genomgången av er växel, era flöden och vilka integrationer ni vill ha. Vi konfigurerar AI:n efter ert företags specifika behov, tränar den med era vanligaste frågor och testar noggrant innan lansering.
Kan AI-receptionisten hantera flera språk?
Ja, vår AI-receptionist talar flytande svenska och engelska. Vi kan även konfigurera andra språk efter behov, vilket gör den idealisk för internationella företag med kontor i Sverige.
Hur skiljer sig AI Receptionist från en vanlig telefonsvarare?
Till skillnad från en vanlig telefonsvarare för AI-receptionisten riktiga konversationer, förstår sammanhang, kan boka möten i realtid, svara på detaljerade frågor om ert företag och koppla vidare till rätt person baserat på ärendetyp.
Kan AI-receptionisten ersätta en mänsklig receptionist?
Den tar de samtal som följer ett mönster, som frågor, bokningar och meddelanden, och avlastar den som annars svarar. Samtal som kräver omdöme eller empati lämnas över till en person. För många företag är den bästa lösningen en kombination, där receptionisten tar rutinerna och medarbetarna tar det som kräver människor.
Behöver vi byta telefonnummer eller telefonsystem?
Nej, ni behåller ert nummer. Receptionisten kopplas in mot er växel eller telefonileverantör, så att samtal kan besvaras av den och vid behov kopplas vidare till er. Hur kopplingen görs beror på vilket system ni har idag, och det går oftast att reda ut innan ni bestämmer er.
Vad händer om receptionisten inte förstår den som ringer?
Den ber om förtydligande och kan ställa frågan på ett annat sätt. Om det fortfarande inte fungerar erbjuder den att koppla samtalet vidare eller ta ett meddelande, så att den som ringer aldrig fastnar. Sådana samtal syns i sammanfattningarna, och ni kan förbättra manuset utifrån dem.
Fungerar receptionisten utanför kontorstid?
Ja, den svarar lika bra på kvällar, helger och under semestrar. Ni bestämmer vad som ska hända utanför kontorstid: ta ett meddelande, boka en tid till nästa dag eller koppla till jourtelefonen vid akuta ärenden. Det gör att inget samtal faller bort bara för att kontoret är stängt.
Missa aldrig ett samtal igen
Ta kontakt med oss så går vi igenom era utmaningar och era nuvarande avtal, och föreslår en lösning för att ni ska kunna ta nästa steg. Kostnadsfritt och utan bindning.