Hoppa till innehållet
    Nyhet:AI-receptionist för företag.Se AI-receptionisten

    Digitalisering

    Digital körjournal för hela fordonsparken.

    Varje resa registreras automatiskt med datum, sträcka och adress. Föraren markerar tjänst eller privat, och underlaget går vidare till lön, fakturering och redovisning utan att någon skriver av siffror.

    Automatisk
    Registrering per resa
    0
    Blanketter
    3 000 mil
    Gräns för nedsatt förmånsvärde
    1
    Källa för lön och fakturering

    Vad är en digital körjournal?

    Snabbsvar

    En digital körjournal är ett system som registrerar företagets resor automatiskt i stället för att någon fyller i dem för hand. En enhet i fordonet loggar när bilen startar och stannar, hur långt den körts och var resan började och slutade. Föraren markerar resan som tjänst eller privat, och uppgifterna blir ett underlag som kan användas både för milersättning, fakturering och för att styrka tjänstekörning i efterhand.

    Tjänster

    Det här ingår

    Från enheten i fordonet till underlaget som går vidare till lön och redovisning.

    Automatisk registrering

    Enheten i fordonet loggar start, stopp, sträcka samt start- och slutadress utan att föraren gör något.

    Klassificering tjänst eller privat

    Ett tryck i appen, eller en regel som utgår från tid på dygnet. Rättelser lämnar spår, vilket stärker underlaget.

    Förar-ID

    I poolbilar knyts resan till rätt person. Utan identifiering går det inte att veta vem som körde.

    Export till lön och bokföring

    Underlag per förare och period, plus API för det som ska in i affärssystemet.

    Enheter för hela parken

    Personbil, tunga fordon, batteridrivna enheter för släp och utrustning samt drifttimmar på maskiner.

    Avtal och behandling

    Personuppgiftsbiträdesavtal, öppen underbiträdesförteckning och behörigheter per användare.

    Fördelar

    Fördelar

    Varför en digital körjournal ger mer än bara färre blanketter.

    01

    Underlaget skapas vid resan

    Det som skrivs in en månad senare är en uppskattning. Uppgifter som registreras i samma stund väger tyngre om de ifrågasätts.

    02

    Dubbelregistreringen försvinner

    Samma resa ligger idag i en blankett för lön, i en anteckning för fakturering och i en körjournal. Här registreras den en gång.

    03

    Hela parken i en översikt

    Personbilar, tunga fordon, släp och maskiner i samma system i stället för i tre olika.

    04

    En leverantör för fordon och IT

    Körjournalen hänger ihop med resten av er IT-drift, med ett avtal och en kontaktväg.

    Användningsfall

    Blandad fordonspark

    Personbilar, transportbilar och maskiner ställer olika krav på utrustningen. En enhet som inte passar fordonstypen ger luckor i journalen, och en journal med luckor är oanvändbar.

    Ekonomi- och löneavdelningen

    Reseunderlag som idag kontrolleras manuellt av någon som inte var med i bilen kan i stället hämtas direkt ur systemet per förare och period.

    Poolbilar och delade fordon

    Med förar-ID knyts varje resa till rätt person, vilket är förutsättningen för både löneunderlag och ansvarsfrågor.

    Entreprenad med släp och maskiner

    Släp har ingen egen strömkälla och maskiner mäts i drifttimmar snarare än i mil. Båda kräver annan utrustning än en personbil.

    Vad en digital körjournal faktiskt löser

    Företag byter körjournal av fel anledning: någon har tröttnat på att jaga in blanketter. Det är ett giltigt skäl, men det leder ofta till att man köper det billigaste systemet och sedan upptäcker att uppgifterna inte går att använda till något annat än att bli granskade.

    Körjournalen sitter mitt i tre andra processer: lönehanteringen, faktureringen av utfört arbete och företagets underlag mot Skatteverket. Digitaliseras den isolerat får man en app. Digitaliseras den med de tre processerna i åtanke försvinner dubbelregistrering på flera ställen samtidigt.

    Kravställ datakvaliteten, inte funktionslistan

    Alla leverantörer kan visa en karta med en rutt. Det som skiljer systemen är om uppgifterna håller när någon ifrågasätter dem ett år senare. Hur avgörs att en resa börjar och slutar? Knyts sträckan till fordonets egen mätarställning eller bara till en beräknad distans? Vad händer när täckningen försvinner i en tunnel?

    Begär alltid ett riktigt årsunderlag för ett fordon innan ni bestämmer er, inte en skärmbild av en instrumentpanel. Ett system som bara kan visa uppgifterna i sitt eget gränssnitt binder er hårdare än något avtal gör.

    Regler, GDPR och ansvar

    Skatteverket godkänner inte enskilda körjournalssystem, och det finns ingen lista över godkända leverantörer. Vad som bedöms är vilka uppgifter journalen innehåller och hur tillförlitliga de är. Ett system kan därför vara byggt för att uppfylla kraven, men aldrig vara godkänt i sig.

    Positionsuppgifter om ett fordon som en namngiven anställd kör är personuppgifter, och företaget är personuppgiftsansvarigt. Det kräver ett tydligt syfte, en dokumenterad rättslig grund, information till de anställda och en begränsad lagringstid. Bilpolicyn ska säga samma sak som systemet gör, och den ska vara uppdaterad innan första enheten monteras.

    Skattefri milersättning för egen bil i tjänsten är 25 kronor per mil. Kör den anställde minst 3 000 mil i tjänsten under ett kalenderår sätts förmånsvärdet ned till 75 procent. Båda förutsätter underlag. Beloppen gäller 2026 — kontrollera alltid aktuella nivåer hos Skatteverket.

    Så går ett införande till

    1. 01Pilot på fem till tio fordon i fyra veckor, medvetet blandat.
    2. 02Uppdatera bilpolicyn innan första enheten sätts in.
    3. 03Informera förarna i ett möte, inte i ett mejl.
    4. 04Montera i omgångar per ort i stället för en bil i taget.
    5. 05Kör dubbelt i en månad och jämför en bil manuellt mot systemet.
    6. 06Stäng av den gamla rutinen på ett bestämt datum.

    Vad styr priset

    Priset sätts per fordon och månad. Fem saker avgör var ni landar: antal fordon, bindningstid, om hårdvaran ingår eller köps separat, vilka fordonstyper som ska utrustas och vilka integrationer som behövs. Begär alltid totalkostnaden per fordon och månad inklusive hårdvara, så att offerter går att jämföra på samma villkor.

    Vanliga frågor

    Vanliga frågor om digital körjournal

    Svar på det som oftast avgör valet av system.

    01

    Vad är en digital körjournal?

    Ett system som registrerar företagets resor automatiskt i stället för att någon fyller i dem för hand. En enhet i fordonet loggar start, stopp, sträcka och adress, och föraren markerar resan som tjänst eller privat.

    02

    Godkänner Skatteverket systemet?

    Skatteverket godkänner inte enskilda körjournalssystem, och det finns ingen lista över godkända leverantörer. Vad som bedöms är om journalen innehåller de uppgifter som krävs och om de är tillförlitliga.

    03

    Vad måste finnas med i journalen?

    För tjänsteresor: datum, mätarställning vid start och slut, antal kilometer, vart resan gick med ort och adress, vem som besöktes och ärendet. För privat körning med förmånsbil räcker datum, mätarställning och antal kilometer.

    04

    Måste föraren göra något vid varje resa?

    Resan registreras automatiskt. Det som återstår är att markera den som tjänst eller privat, med ett tryck i appen eller enligt en regel.

    05

    Fungerar det i alla fordon?

    Ja, men med olika utrustning. Tunga fordon och maskiner kräver annan enhet än personbilar, och släp utan egen strömkälla får en batteridriven enhet.

    06

    Kan flera förare dela samma fordon?

    Ja, med förar-ID. Det är nödvändigt i poolbilar, eftersom det annars inte går att knyta resan till en person.

    07

    Hur kommer uppgifterna in i lönesystemet?

    Underlaget exporteras per förare och period, eller hämtas via API in i affärssystemet. Vilken väg som passar avgörs av vilka system ni har.

    08

    Vad händer om täckningen försvinner?

    Enheten mellanlagrar och skickar uppgifterna när täckningen är tillbaka, så sträckan tappas inte i en tunnel eller ett garage.

    09

    Vem kan se var fordonen befinner sig?

    Det bestämmer ni genom behörigheter per användare. Vi rekommenderar att det bestäms innan systemet tas i drift, eftersom det annars blir en konfliktfråga.

    10

    Hur lång tid tar ett införande?

    Monteringen går snabbt. Det som tar tid är klassificeringsvanan hos förarna, som brukar sitta efter ungefär en månad.

    Relaterat

    Relaterade tjänster

    Upptäck andra lösningar som kan komplettera er verksamhet.

    Vill ni se hur det skulle se ut hos er?

    Vi går igenom fordonsparken, vilka enheter som passar och hur underlaget ska hamna i lön och fakturering.

    Kontakta oss