CRM-system för småföretag – så väljer ni rätt lösning
Praktisk guide till CRM för mindre företag: när det behövs, vilka funktioner som spelar roll, vad det kostar och hur ni får det använt i vardagen.
Senast uppdaterad:
Ett CRM-system är ingen försäljningsgaranti. Det är ett gemensamt ställe där kunder, dialoger och affärer finns samlade, så att arbetet inte ligger i enskilda personers inkorgar och anteckningsblock. Den här guiden går igenom när ett CRM behövs, vad ni bör titta på och hur ni får det använt.
När behöver ett mindre företag ett CRM?
- När fler än en person arbetar mot samma kunder.
- När ni tappar överblick över vilka affärer som är igång och vad nästa steg är.
- När uppföljning glöms bort och kontakter faller mellan stolarna.
- När information om en kund bara finns hos en person.
- När ni behöver kunna prognostisera – även grovt – vad som kan komma in.
Innan dess kan ett välskött kalkylblad räcka. Skillnaden märks först när flera personer ska arbeta i samma underlag samtidigt.
Funktioner som faktiskt spelar roll
| Funktion | Varför den betyder något |
|---|---|
| Kontakt- och företagsregister | En version av sanningen om vem ni pratar med |
| Affärer i pipeline | Överblick över läget och vad som är nästa steg |
| Aktiviteter och påminnelser | Uppföljning som inte bygger på minne |
| E-postkoppling | Dialogen hamnar automatiskt på rätt kund |
| Rapporter | Underlag för veckomöten i stället för magkänsla |
| Integrationer | Koppling mot telefoni, kalender, ekonomi och webbformulär |
Var försiktig med att välja utifrån funktionslistor. Ett system med hundratals funktioner som ingen använder är sämre än ett enkelt som används varje dag.
Kostnad och vad som påverkar den
De flesta CRM-system prissätts per användare och månad, i nivåer där fler funktioner kostar mer. Utöver licensen tillkommer normalt uppsättning, dataimport, integrationer och utbildning. Räkna även med löpande förvaltning – någon behöver hålla ordning på fält, processer och användare.
Be om pris på det antal användare ni faktiskt har och på den nivå som innehåller de funktioner ni behöver, inte på ingångsnivån om den saknar dem.
Införande steg för steg
- Beskriv er säljprocess. Vilka steg en affär går igenom och vad som krävs för att gå vidare. Systemet ska spegla processen, inte tvärtom.
- Bestäm vad som ska registreras. Håll antalet obligatoriska fält lågt. Varje extra fält minskar sannolikheten att systemet används.
- Städa data före import. Dubbletter och gamla kontakter följer annars med in i det nya systemet.
- Koppla e-post och kalender tidigt – det är den funktion som ger mest upplevd nytta.
- Utbilda på riktiga fall. Gå igenom en verklig affär i systemet i stället för en demomiljö.
- Följ upp. Använd CRM:et på veckomötet. Används det inte på mötet kommer det inte att uppdateras.
Varför CRM-projekt misslyckas
- Systemet införs utan att någon äger det.
- För många obligatoriska fält gör registreringen tung.
- Ledningen efterfrågar aldrig informationen som finns i systemet.
- Gammal data importeras utan gallring.
- Parallella listor lever kvar vid sidan av systemet.
Standardsystem eller anpassad lösning?
Ett standardsystem är oftast rätt när processen liknar den i andra bolag. En anpassad lösning blir aktuell när verksamheten har flöden som inte går att spegla i standard, eller när CRM:et behöver hänga ihop tätt med egna system. Räkna då med förvaltning över tid. Vi arbetar med båda – läs mer om CRM-system.
Koppling till telefoni och kundservice
Störst effekt får de flesta mindre bolag när CRM:et kopplas till telefonin, så att samtal loggas och kunduppgifter visas vid inkommande samtal. Då minskar den manuella registreringen, vilket är den vanligaste orsaken till att uppgifter inte förs in. Se företagstelefoni för hur integrationen fungerar.
Vanliga frågor
Hur lång tid tar ett införande?
Det styrs av hur många integrationer som ingår och hur mycket data som ska migreras. En enkel uppsättning med e-postkoppling går snabbt; integrationer mot ekonomi- och verksamhetssystem tar längre tid.
Kan vi flytta data om vi byter system senare?
Kontrollera exportmöjligheterna innan ni väljer. Ett system som inte låter er få ut era data i strukturerat format binder er hårdare än avtalet gör.
Vem ska äga CRM:et internt?
En person med insyn i säljarbetet, inte enbart en teknisk förvaltare. Ägarskapet handlar mer om process än om systeminställningar.
Vill ni ha hjälp att komma vidare?
Techgruppen hjälper företag i hela Sverige med IT-drift, telefoni, AI och affärssystem. Boka en kostnadsfri genomgång så går vi igenom ert nuläge tillsammans.
Ring 010-551 19 19 eller boka kostnadsfri analys.